Обсуждение участника:Zakharov4wk0z
Библиодневник — электронный помощник библиотекаря
В библиотечной работе немало времени приходится тратить на журналы учёта и отчётность вместо непосредственного общения с читателями. Учётные журналы, таблицы и периодические расчёты требуют немало внимания. Когда нет читателей и мероприятий, начинается кропотливая работа: сведение записей, подсчёт посещений и книговыдачи, проверка каждой цифры. Для подготовки общего отчёта по нашей библиотечной системе мы собирали сведения из филиалов, отделов и пунктов выдачи, перепроверяли их и складывали сотни чисел. Это был долгий и трудоёмкий процесс, в котором малейшая арифметическая ошибка могла испортить результат.
Так у меня появилась идея разработать «Библиодневник». Разбираясь в ситуации, я всё яснее понимал, насколько важно избавить коллег от бесконечных вычислений. Я хотел, чтобы всю арифметику выполнял компьютер, а библиотекарь мог больше внимания уделять читателям. Постепенно сложилась идея электронного дневника — понятного инструмента, способного заменить стопки бумажных журналов. С 2017 года инструмент постепенно совершенствовался: его внедряли, испытывали и обновляли, пока он не превратился в полноценное приложение. «Библиодневник» охватывает основные направления библиотечной деятельности и с необходимыми дополнениями воспроизводит структуру отчёта 6-НК. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. Считать итоговые значения вручную больше не требуется.
Первый раздел посвящён читателям и посещаемости. Читатели распределяются по возрастным группам — дети, молодёжь, взрослые и пенсионеры; отдельно учитываются люди с ограниченными возможностями здоровья. Также фиксируется способ обращения: за книгой, в читальный зал, при выездном обслуживании либо дистанционно через интернет. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. Данные о занятиях и количестве их участников собираются в третьем разделе с разделением на бесплатные и платные. Четвёртый раздел охватывает массовую работу: встречи, выставки, праздники и другие мероприятия для разных возрастных групп. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Значимые события можно отдельно отметить и дополнить описанием, чтобы они не потерялись среди статистических строк.
Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Сотруднику не приходится вручную подводить ежедневные, месячные, квартальные и годовые итоги. Объединить показатели подразделений библиотечной системы в один отчёт теперь можно буквально одним действием. Это позволяет руководству видеть показатели каждого подразделения рядом и сравнивать их между собой. То, что прежде требовало долгих часов подсчётов, теперь выполняется за минуты. Отчётные данные экспортируются в привычный табличный формат, поэтому перепечатывать их не требуется. Одновременно исчезает риск арифметических ошибок при суммировании: программа не устаёт, а итоги согласуются между собой.
Для меня не менее важна надёжность «Библиодневника». Благодаря защищённому облачному хранению записи доступны на разных рабочих местах. Сотрудники нескольких филиалов могут вносить данные одновременно, не опасаясь потерять результаты работы друг друга. Система поддерживает актуальность сведений по каждому филиалу и фиксирует, кто и когда вносил изменения. Если возникает вопрос, историю изменений можно проверить. Раз в месяц автоматически создаётся резервная копия, поэтому поломка рабочего компьютера не приведёт к утрате всей информации. Приложение обновляется автоматически, устанавливается за несколько минут на настольный компьютер или ноутбук и не требует специальных навыков. Библиотекари самых разных возрастов освоили «Библиодневник» без особых трудностей, и сейчас он прочно вошёл в повседневную деятельность системы.
Практика показала, что «Библиодневник» действительно приносит пользу. Отчётность формируется намного оперативнее, и данные всех подразделений можно посмотреть в любой момент. Руководители видят общую картину — от количества читателей до проведённых мероприятий. Но важнее всего то, что библиотекари получили больше времени на читателей, книги, встречи и новые открытия. Мы продолжаем развивать приложение, учитываем предложения коллег и добавляем новые функции. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Для коллег, которым интересна автоматизация библиотечного учёта, будет полезна ссылка с дополнительной информацией.
Для меня важно и приятно видеть, как созданный мной инструмент облегчает труд библиотекарей. Ведь смысл автоматизации не в том, чтобы заменить человека, а в том, чтобы освободить его время для действительно важного. Для нас главное — непосредственный контакт с людьми, забота о читателях и интерес к книгам.